La nueva ley de la factura electrónica nace como medida para la digitalización de los procesos administrativos y fiscales. Ha sido un tema de creciente importancia en la gestión empresarial de hoy en día, tanto por la eficiencia que promete como por las exigencias legales que la acompañan.

La implementación de la ley para la factura electrónica es un pilar crucial en la modernización de los sistemas de facturación y contabilidad, transformando radicalmente la manera en que las empresas y los profesionales gestionan sus transacciones comerciales.

En este sentido, la ley de factura electrónica establece un marco legal que no solo impulsa la adopción de estas tecnologías, sino que también define rigurosamente los estándares y formatos aceptados para garantizar la validez de las facturas electrónicas dentro del sistema fiscal.

Te contamos qué son los formatos aceptados de facturas electrónicas.  

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es un documento que cumple con las mismas funciones legales y fiscales que una factura tradicional en papel, pero se genera, envía, recibe y conserva en formato electrónico. Se espera que la factura electrónica se implemente en España entre 2024 y 2025 de manera efectiva.

Los detalles y normativas más específicas serán establecidas en la ley “Crea y Crece", promulgada en septiembre de 2022.  

Objetivos de la factura electrónica

Los objetivos que se buscan conseguir con la digitalización de esta factura son:

• Optimizar y automatizar los procesos.
• Mejorar la eficiencia de los procesos de pago.
• Incrementar la eficiencia de la recaudación del IVA.  
  

¿Quién está obligado a emitir facturas electrónicas en España?

La responsabilidad de emitir facturas electrónicas se extiende a todos aquellos negocios y profesionales implicados en operaciones comerciales de empresa a empresa (B2B), con el objetivo de garantizar que dichas operaciones se adhieren a los criterios y estándares definidos para los informes digitales.

Cabe destacar que, actualmente, las operaciones dirigidas a los consumidores finales (B2C), es decir, aquellas ventas efectuadas a individuos residentes en España no están obligadas a seguir la regulación de facturación electrónica. 

¿Cómo funciona la factura electrónica en España?

El modelo de facturación electrónica en España se organiza a través de diversos participantes esenciales. Cada uno desempeña funciones específicas para asegurar un proceso regulado y eficaz:

• Solución estatal de facturación electrónica: dirigida por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), esta opción proporciona un entorno oficial para la creación y el intercambio de facturas electrónicas.
• Plataformas de facturación electrónica del sector privado: dichas plataformas están obligadas a seguir los criterios dictados por el Real Decreto 1007/2023, lo que garantiza la seguridad y la interoperabilidad en el tratamiento de las facturas electrónicas.
• Compañías emisoras: tienen el deber de elaborar y remitir las facturas electrónicas, utilizando tanto la solución estatal como las alternativas ofrecidas por el sector privado.
• Compañías destinatarias: se encargan de recibir las facturas electrónicas, debiendo procesarlas y administrarlas de acuerdo con las leyes aplicables. 

De hecho, la factura electrónica está englobada dentro del nuevo reglamento publicado en 2023. En él, se establece un marco modernizado que regula los requisitos de los sistemas y programas informáticos de facturación, y el sistema de verificación de facturas. Denominado VERIFACTU, es un reglamento que cualquier empresa de estas características debe conocer.  

Formatos aceptados de la factura electrónica

Para asegurar su correcta aceptación y tratamiento tanto por organismos oficiales como por empresas del sector privado, las facturas electrónicas deben seguir un patrón uniforme que se alinee con las tecnologías digitales prevalentes.

Los formatos actualmente reconocidos incluyen:

XML CII

Un estándar global desarrollado por el CEFACT de la ONU, válido para cualquier tipo de factura.

UBL (Universal Business Language)

Adecuado para facturas y notas de crédito, se ajusta a la norma ISO/IEC 19845:2015.

EDIFACT

Un formato internacional normalizado conforme a la norma ISO 9735, destinado a la facturación electrónica.

FacturaE

Un formato exclusivo de España que utiliza firmas XML y cumple con el estándar XAdES, asegurando la seguridad y la autenticidad de las facturas electrónicas. 

Si eres una empresa, ya sea pequeña, mediana o grande, es importante mantenerse actualizado sobre las nuevas normativas en cualquiera de los posibles ámbitos que afecten a tu empresa como, por ejemplo, la ley de la factura electrónica. Es uno de los documentos mercantiles que cualquier empresa debe tener en cuenta.

Es posible que en nuevas regulaciones puedan surgir dudas o confusiones con los nuevos formatos o sistemas, por eso es conveniente contar con una consultoría que pueda asesorarte.

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Referencia legal:

Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas.