¿Qué es el registro del tiempo de trabajo?

El registro de los horarios de trabajo de los trabajadores no es nada nuevo, sin embargo, desde que se aprobó la normativa sí es obligatorio, lo que ha llevado a las empresas a actualizarse y buscar aplicaciones desarrolladas para este fin. 

El registro del tiempo de trabajo es un sistema de control del horario de los empleados que tienen las empresas para realizar el seguimiento del cumplimiento horario. Con esto se pretende reducir y evitar situaciones que no están reguladas y que pueden llegar a ser engañosas o fraudulentas. Por ejemplo, horas extras que no son registradas, lo que significa que tampoco se pagan, tiempos de descanso que no se cumplen, etc. Con la normativa todo lo relacionado con el tiempo queda registrado y regulado. 

¿Qué cosas hay que tener en cuenta en el registro del tiempo de trabajo?

La Guía sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social indica los siguientes datos para llevar un registro adecuado de la jornada laboral:

- La normativa se aplica a todos los sectores de actividad y empresas.

- Afecta tanto a trabajadores que van al lugar de trabajo como a los que teletrabajan.

- El registro es individual y a diario. No es válido realizar un registro semanal o mensual.

- Se hace el registro al principio y final de cada jornada de trabajo.

- No es obligatorio registrar las pausas durante la jornada, pero se recomienda.  

- Los datos sobre el registro se deben conservar un mínimo de cuatro años y el trabajador, el comité de empresa y los organismos de inspección del trabajo y de la Seguridad Social podrán disponer de dicha información.

¿Qué dice la legislación?

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores lo establece así: 

“La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.

Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.

La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”.

Las pausas de trabajo, ¿qué ocurre con ellas?

Como comentábamos, no es obligatorio registrar las pausas de trabajo, pero la empresa tendrá que demostrar que todo el tiempo registrado no significa tiempo de trabajo efectivo. Por eso, aunque no es una obligación, si se recomienda para que todo esté claro y no haya malentendidos. Las empresas son las primeras en estar interesadas en que se registren los descansos.

Herramientas para registrar la jornada laboral

El control horario debe llevarse de manera segura y permitiendo guardar la información. Los departamentos de Recursos Humanos de las empresas tienen la obligación de implementar una herramienta para llevar el control de la jornada laboral de forma manual o digital.

Algunas herramientas son la hoja de cálculo tipo Excel o Google Sheets, pero trambién existen aplicaciones que trabajan leyendo códigos QR o con lectura facial de los empleados.  

Sanciones y multas por incumplimiento

Si las empresas no cumplen con esta obligación, como consecuencia tendrán que pagar una multa que va desde los 625 hasta los 6.250 euros.

No llevar el registro se considera una sanción grave según el artículo 7 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.  

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