Una visión transformadora para tiempos de cambio

Aunque pueda parecer que la digitalización puede pasar a un segundo plano ante necesidades más apremiantes (financieras, operativas o comerciales), las tendencias aceleradas por la crisis actual apuntan en la dirección opuesta ya que:

- Las experiencias actuales tendrán impactos permanentes en la forma en que los clientes desean interactuar con las empresas y obtener servicios

- Los clientes de hoy ya estaban mejor informados, más conectados y eran más exigentes que nunca: ahora, todo esto se ha multiplicado, añadiendo factores nuevos

- Las empresas necesitan remodelar sus modelos comerciales para responder a las necesidades cambiantes de los consumidores

- Cada aspecto de la organización, desde la experiencia del cliente y las ventas hasta la cadena de suministro y las oficinas, pasando por las formas de trabajo o la captación y retención del talento tendrá que integrarse para abordar las expectativas del cliente en el futuro, y la tecnología tiene como misión habilitar todos estos cambios

_{Fuente imagen:  KPMG. Perspectivas España 2020}

Si bien están en la primera línea de los desafíos que presenta la situación actual, las pequeñas y medianas empresas también están bien posicionadas para realizar mejoras significativas rápidamente ante esta transformación digital acelerada puesto que: 

- Tienen más flexibilidad y agilidad para tomar decisiones

- Las herramientas y tecnologías son maduras

- Nunca antes habían sido tan accesibles para este mercado 

Es clave que consideremos estos cambios no como componentes aislados, sino como integrados e interdependientes, dentro de una estrategia digital de múltiples ángulos (productos, servicios, modelos de negocio, nuestros procesos internos, datos, formación...). 

Teniendo esto en cuenta, a continuación te presentamos una lista de acciones que puedes poner en marcha en tu negocio para acometer la transformación digital. 

Lista de acciones prácticas para la transformación digital de tu PYME

El cliente

Si los últimos años han supuesto una revolución en la manera de comunicarse, entender, transmitir, colaborar, proponer y generar valor con tus clientes, esta situación excepcional puede suponer un cambio de paradigma de magnitud exponencial.  

El foco en este aspecto debe considerarse más que nunca desde el ángulo digital 

• Identifica qué cambios permanentes se van a asentar en las expectativas y comportamientos de tus clientes
• Adapta el modo en que conocerás a tus clientes e interactuarás con ellos de manera en el futuro,
• Elabora un plan de optimización de tus canales, especialmente los digitales
• Analiza el panorama de la competencia en este entorno excepcional y cambiante 

El talento digital

En un momento en el que el consumo de servicios digitales es tan universal, las habilidades en este terreno son claves en la transformación de la empresa. No hay por tanto que subestimar la capacidad de adaptación de tu equipo, pero tampoco considerar que no es necesario un plan de formación y una incorporación del factor digital en las decisiones relacionadas con el talento.

• Identifica capacidades digitales (muchas veces ocultas) en tu equipo
• Promueve una cultura de emprendimiento interno para el cambio digital, empezando por pequeños pasos basados en la automatización del trabajo individual
• Deja claro desde el principio que la digitalización debe cubrir no sólo “el prototipo”, sino sobre todo debe tener en cuenta la sostenibilidad y gestión de las nuevas iniciativas
• Da protagonismo a la formación en capacidades digitales en tu plan de capacitación
• Valora las habilidades digitales en tus procesos de selección, no sólo basadas en titulaciones académicas

Los datos

Sin datos fiables, profundos, actualizados y disponibles en todo momento y ubicación, la transformación digital carece de cimientos sólidos.

Los planes y estrategias deben reevaluarse de un modo ágil cada muy poco tiempo, y ese ejercicio sólo tiene sentido con datos de calidad para la toma de decisiones. 

• Asegúrate de que tienes datos consistentes disponibles en todo momento
• Considera servicios y/o plataformas integrales de gestión, con tecnología avanzada, orientada a la provisión de datos de negocio
• Incorpora la dimensión del dato en cualquier decisión tecnológica: sistemas integrados, procesos de agregación automatizados y fiables. Huye de silos, por muy atractivos que puedan ser a nivel funcional
• Dótate de talento en el gobierno, gestión, transformación y control de tus datos 

La nube

La nube como la opción preferida para eliminar las dependencias de los sistemas locales físicos, también proporciona una plataforma segura, accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento. 

• Completa un inventario de todos tus sistemas informáticos, tus datos, tus aplicaciones
• Entiende el mejor modo de utilizar servicios en la nuble confiables para sustituir sistemas locales
• Habilita el acceso seguro a tu información a empleados, colaboradores, proveedores y sobre todo, a tus clientes, según sus necesidades
• Contrata servicios en la nube que te entreguen sus beneficios intrínsecos: paga por lo que uses, accede desde cualquier lugar, obtén datos fiables y actualizados, experimenta la seguridad de tu información

Automatización rápida

Las pequeñas y medianas empresas tienden a confiar en procesos y tareas manuales. Algunas son repetitivas, como extraer información del cliente de un registro de formulario de sitio web a un sistema CRM, o extraer información de un proyecto para crear un informe de fin de mes o actualizar manualmente la información de nómina. La automatización de tareas proporciona importantes beneficios, permitiendo reutilizar los esfuerzos para tareas más valiosas.

• Incorpora la cultura de la automatización (confiable) en tus equipos: puedes empezar con pequeñas piezas de software para tareas rutinarias
• Rellena con oro: a cada ahorro de tiempo por un proceso automatizado debes responder de modo inmediato y directo con tareas de alto valor. Es esencial romper la asociación “automatización” = “ahorro de personal”, desde el primer momento
• Considera la adopción de servicios y plataformas donde procesos tediosos sean automáticos: procesamiento de documentos, “punteo” de movimientos bancarios, transferencia de datos entre sistemas, envíos periódicos y masivos de información, etc. 

Todo como servicio

Comprar algo "como servicio" ya no se limita solo a los servicios de tecnología, sino que se extiende a las actividades, procesos y funciones que se pueden proporcionar como un servicio. Identifica qué partes de tu empresa son críticas para que opere internamente y qué partes se pueden externalizar o comprar como servicio. Estas decisiones proporcionarán enfoque para tus inversiones en talento e innovación.

• Plantea decisiones estratégicas para la adopción de servicios de actores de mercado de garantías, y a la vez mantén el control con un seguimiento eficaz
• No consideres esta opción sólo con la dimensión del ahorro de coste táctico: datos fiables, procesos automáticos y elasticidad acorde a la marcha de tu negocio, por ejemplo, son valores aún más importantes
• Diseña desde un momento un plan de cambio de proveedor, para cada servicio: ante síntomas de degradación del mismo, o ante mayor valor de otras opciones, cambia. Ejercitarte en estos cambios es la verdades escuela de agilidad operativa 
  

La seguridad de la información

La reflexión desde el inventariado de activos críticos, el análisis de riesgo detallado, la aplicación de controles en consonancia y el establecimiento de una política de seguridad clara y comprensible debe orientar la inversión y el gasto en una materia tan exigente.

• Elabora una relación detallada de todos tus activos de información relevante (sistemas, datos, aplicaciones, personas, etc.)
• En base a ello, analiza qué riesgos son más probables y de mayor impacto
• Con esta entrada, determina que controles organizativos y técnicos son los más prioritarios
• Selecciona gasto e inversión en tecnología para la seguridad de la información acorde a ello
• Elabora y comunica una política de seguridad clara para todos tus empleados, proveedores y colaboradores
• Forma y conciencia permanentemente a tus equipos en esta materia 

Compras y cadena de suministro

En muchos sectores se están produciendo interrupciones en las cadenas de suministro, y más allá de las circunstancias excepcionales en el corto y medio plazo, se están planteando cambios más profundos. El camino digital para la compra y el suministro debe ayudar a un planteamiento más flexible a largo plazo. 

• Determina los riesgos asociados con tu cadena de suministro
• Elabora planes de contingencia y estrategias redundadas para el suministro de bienes y servicios clave para tu negocio
• Optimiza y automatiza los procesos de la cadena de suministro, eliminando el esfuerzo manual: una vez más, considera servicios y plataformas digitales que te ayuden
• Considera el camino completo entre tu cliente y tus productos y servicios, como un camino altamente digital. Es decir, medible, automatizado, auto optimizado y seguro

Back office

Cuando pensamos en transformación digital, en muchas ocasiones nos centramos en nuevos modelos de negocio, canales innovadores, productos y servicios.

Sin embargo, dejar atrás nuestros procesos internos es construir sin cimientos. Sólo desde procesos internos digitales es posible escalar modelos de negocio digitales complejos. 

• Invierte en reducir el esfuerzo manual en las funciones de back office
• Escoge algunos éxitos rápidos donde se reducen los costes, mientras se mejoran procesos: pueden ser de poca profundidad, pero marcarán el camino
• Considera “comprar como servicio” todos los procesos de back office que requieran de sistemas de información en continua adaptación y con alta entrega de datos estratégicos
• Activa a tu equipo de back office como impulsores del cambio digital 

La visión y la estrategia digitales

Los líderes de la empresa deben ser los primeros impulsores de la transformación digital. No parece sensato “subcontratar” el movimiento más estratégico del negocio, ni considerarlo algo accesorio o “una moda”. 

El convencimiento basado en una visión clara no se simula, y es la clave para una travesía compleja y llena de peligros, pero inaplazable. 

• Define una visión clara, sencilla y comprensible, para una transformación digital basada en objetivos reales, comprobables en el corto, medio plazo
• Comparte una estrategia basada en proyectos simples y no muy numerosos al principio, pero con un mayor retorno
• Involucra e impulsa el liderazgo digital entre tus colaboradores
• Incorpora la estrategia digital en la conversación: con tu equipo, con tus clientes, con tus partners
• Celebra lo logros, y también los fracasos: fallar rápido, aprender, generar alternativas 
  

En conclusión, al abordar los cambios requeridos, los principios clave deben examinarse en toda la organización, todo habilitado por la inversión adecuada y si hay algo que la actual situación ha demostrado muy claramente es que la inversión en tecnología digital no es un lujo. La tecnología no solo es crítica para operar durante estos tiempos, sino que requiere un enfoque y atención significativos para que las organizaciones sigan siendo competitivas y resistentes en la ‘nueva normalidad”.

Este no es el momento de frenar los esfuerzos de transformación digital, es el momento de prepararse para un futuro sostenible.