Uno de los miedos más habituales a la hora de emprender es la inversión que supone el arranque de un proyecto. Sin embargo, existen herramientas gratuitas para empresas que suponen un gran ahorro para los negocios que ya están en marcha, riesgo “cero” para las que comienzan su actividad y un sinfín de soluciones a problemas o necesidades diarias.

La clave se encuentra, por lo tanto, en conocer qué necesidades tiene la organización y cuáles son esas herramientas que ayudarán en la organización, planificación y optimización de las tareas. Por ejemplo, no son las mismas las herramientas que utilizará un ecommerce que las que empleará una empresa de servicios turísticos.

Herramientas de gestión de proyecto

La gestión de proyectos es una de las tareas más importantes que deben estar presentes en cualquier empresa. Su mera presencia permitirá contar con una planificación acorde a objetivos y estrategias, repartir tareas entre el equipo, medir tiempos y rentabilidad y justificar presupuestos en el caso de necesitarlo. Para ello, existen diferentes herramientas gratuitas:

Trello

Como en la mayoría de herramientas, en el caso de Trello existen diferentes planes de precios dependiendo de la necesidad de funcionalidades y del presupuesto con el que se cuente. Sin embargo, el plan básico la convierte en una de las herramientas gratuitas para gestión de proyectos más utilizada. Con ella se puede crear, gestionar y compartir tareas con otros miembros del equipo, adjuntar documentos asociados a las diferentes tareas, etiquetar en base a estado o departamento…

Dentro de sus funcionalidades gratuitas permite tener: tarjetas y miembros ilimitados, hasta 10 tableros, almacenamiento y registro de actividad ilimitado, fecha de vencimiento de tareas y mucho más.

Asana

Igual que en el caso anterior, es otra de las herramientas gratuitas para empresas que permite gestionar proyectos y organizar tareas y equipos. Para emprendedores o proyectos iniciales existe un plan basic con varias funcionalidades como: tareas, proyectos, mensajes, registros y almacenamiento ilimitados, así como colaboraciones con hasta 15 compañeros de equipo, proyecto con vista lista, tablero, calendario, fecha de entrega y mucho más.

Airtable

Esta plataforma permite organizar la información de la empresa y distintos proyectos de la siguiente manera:

• Base: archivos donde almacenar la información del proyecto.
• Tablas: segmentos dentro de la base para organizar la información.
• Fields: funcionan como las columnas habituales de Excel.
• Record: filas.

Todo se organiza de una manera similar a Microsoft Excel aunque con más funcionalidades. 

Herramientas gratuitas de diseño

Ya sea por reducir costes, tiempo o por falta de un equipo experto, el diseño no siempre se tiene demasiado en cuenta. Por ello las herramientas gratuitas de diseño son muy útiles para cualquier empresa. Algunas son:

Canva

Esta herramienta gratuita para empresas tiene cada vez más funcionalidades, y aunque existen distintos planes de precios con los que ampliarlas (más imágenes, efectos, plantillas…) la versión básica proporciona miles de opciones muy útiles para diferentes canales de marketing como:

• Más de 250.000 plantillas para redes sociales (Facebook, Instagram, Stories, YouTube…), uso personal (invitaciones, currículums, cartas), marketing (posters, flyers…), etc.
• Más de 100 tipos de diseños.
• Miles de fotos y elementos gráficos.
• Compartir carpetas y diseños con otros miembros.

Infogr.am

Sin duda es una herramienta perfecta para crear contenido gráfico e infografías de la página web o el ecommerce. Sus plantillas facilitan el trabajo de cualquier diseñador o creador de contenido.

Herramientas de imagen

Otra de las herramientas o webs necesarias para el diseño son los diferentes bancos gratuitos de imágenes y elementos. Algunos de ellos:

• Pixlr
• Pixabay
• Unsplash
• Flaticon: iconografía

Herramientas para programación de redes sociales

Uno de los avances más importantes en optimización de tiempo fueron las herramientas de programación de redes sociales para empresas. También en este caso permiten más funcionalidades a medida que se aumenta el plan de precios pero para cuestiones básicas y cierto límite de cuentas todas son útiles:

• Metricool: además de ser una herramienta de programación de contenido en redes sociales, también es una de las mejores en cuanto a estadísticas e informes -no solo de redes sociales sino también de campañas en Google o para la monitorización de visitas del blog de una web-.
• Hootsuite: una de las herramientas más conocidas de programación de redes sociales. Hace posible la monitorización de un hashtag entre otras funcionalidades.
• Creator Studio: el propio programador de imágenes y vídeo puede programar contenidos en Facebook e Instagram.

Herramientas para reuniones y comunicación

Hoy en día, las herramientas gratuitas para organizar reuniones se hallan entre las más utilizadas de cualquier empresa, y no es de extrañar, ya que tanto la situación sanitaria como la apuesta por el teletrabajo han traído consigo la necesidad de realizar reuniones online:

• Skype: una de las herramientas más conocidas y utilizadas. Permite hacer conferencias y videoconferencias desde cualquier lugar del mundo.
• Google Meet: otra de las más utilizadas por su conexión con el calendario y con el resto de funcionalidades de Google.
• Zoom: se hizo muy famosa durante la pandemia, sobre todo para realizar cursos o charlas en privado.

Herramientas para envío de comunicaciones

Las herramientas de envío de comunicaciones están presentes en cualquier estrategia de marketing empresarial. Cada vez existen más que incluso permiten conectar de forma sencilla con distintas funcionalidades de la web o del ecommerce.

• Mailchimp: esta herramienta sirve para el envío de newsletters. Permite crear diferentes listas, segmentos, etiquetas, automatizaciones y uso de plantillas.
• Sendinblue: como en el caso anterior, permite crear campañas de envío de comunicación a través SMS, emails y más.
• ActiveCampaign: otra de las más utilizadas en los últimos tiempos, dado que posibilita crear escenarios y automatizaciones de forma sencilla en empresas pequeñas.

Otras herramientas gratuitas

Por otro lado, hay que apuntar más herramientas con diferentes usos:

• Kickstarter: plataforma para conseguir financiación en tu empresa a través de reclutamiento de microinversores y donantes.
• AppSumo: una de las herramientas más utilizadas por los emprendedores; un lugar donde obtener (aunque no de forma gratuita) ofertas diarias de las mejores herramientas para empresas.
• Hotjar: una de las más conocidas para medir el comportamiento del cliente en la web a través de diferentes mapas de calor con el objetivo de mejorar las conversiones.
• Herramientas de posicionamiento: existen múltiples herramientas para posicionamiento y aunque la mayoría tienen plan de pago, algunas permiten un plan free por un determinado tiempo o algunas de sus funcionalidades. SEMrush, SERanking, SEObox son algunas de ellas.

Herramientas de Google

Finalmente, no podemos olvidar las herramientas que Google pone a disposición de las empresas y de los usuarios particulares, las cuales son, por regla general, muy conocidas: Google My Business, Google Alerts, Google Trends, Google Forms, Google Hangouts, Google Keep, URL Shortener, Google Activa tu Negocio y el Calendario de Google para Empresas.