Hoy en día podemos, como persona física o como empresa, realizar numerosas gestiones ante la Administración haciendo uso de nuestro certificado digital sin necesidad de desplazarnos físicamente. Existen, además, otra serie de gestiones en las que es obligatorio disponer de dicho certificado para poder llevarlas a cabo. 

Además, resulta de mucha utilidad a la hora de firmar otros documentos electrónicos con la misma validez jurídica que firmándolos en papel. 

Tipos de certificado

El tipo de certificado varía dependiendo de si somos personas físicas o representantes de una sociedad. Por esta razón existen 4 tipos de certificados:

1.- De Persona física, necesario si desarrollas la actividad como autónomo.

2.- De Representantes de personas jurídicas, que sean administradores únicos o solidarios.

3.- De Representantes de personas jurídicas.

4.- De Representante de entidades sin personalidad jurídica. (Comunidades de bienes, de propietarios…)

Cómo obtener los certificados digitales

Todos ellos se pueden obtener en la web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) (https://www.sede.fnmt.gob.es/web/sede/inicio) siguiendo 4 sencillos pasos:

1.- Configurar correctamente el navegador, teniendo en cuenta las consideraciones previas (en este punto podemos hacer uso de unos ejecutables que nos ofrecen para descargar o seguir las indicaciones que nos proporcionan desde la propia página web).

2.- Rellenar los datos necesarios para realizar la solicitud del certificado. Al finalizar este paso, la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) enviará a nuestro correo electrónico un código de solicitud que luego deberemos presentar en una oficina de registro (lo podemos imprimir en papel o simplemente mostrar en un dispositivo móvil)

3.- Acreditar nuestra identidad personándonos en una oficina de registro (Hacienda o Seguridad Social) con un documento de identidad válido y vigente. Este documento puede ser el DNI, pasaporte o carné de conducir o bien el NIE junto con Pasaporte o documento de identidad de país de origen. Conviene solicitar cita previa para realizar este trámite sin incómodas esperas. Si lo que estamos solicitando es el certificado digital de Representante, podemos evitar este paso identificándonos con nuestro certificado digital de persona física al inicio de la solicitud.

4.- Descargar el certificado en nuestro ordenador. Es importante hacerlo desde el mismo ordenador, con el mismo navegador y el mismo usuario con el que se realizó la solicitud y no haber realizado actualizaciones en nuestro dispositivo desde entonces. 

Vigencia del certificado digital

Una vez descargado e instalado en nuestro dispositivo, conviene hacer una copia de seguridad de la parte privada del certificado, exportándola de nuestro navegador, y guardarla en lugar seguro (pendrive, disco duro externo…). En las preguntas frecuentes de la web de la FNMT (https://www.sede.fnmt.gob.es/preguntas-frecuentes) encontraremos los pasos a dar para hacerlo desde diferentes navegadores.

Esta medida de seguridad nos evitará tener que volver a iniciar una nueva solicitud en caso de cambio, pérdida o avería de nuestro dispositivo durante el periodo de validez del certificado. El periodo de vigencia de un certificado de persona física es de 4 años y de 2 años para los certificados de Representante. 

Algunas recomendaciones

Por último, hay que decir que tenemos que prestar especial atención a no ceder el control de nuestro certificado a terceras personas puesto que, en caso contrario, éstas podrían firmar en nuestro nombre. Si se da el caso, conviene anular el certificado comprometido y solicitar uno nuevo. La manera más apropiada de autorizar a que otra persona o empresa, por ejemplo, una gestoría, presente declaraciones o realice gestiones telemáticamente en nuestro nombre, es otorgarles poder de representación realizando un apoderamiento. De esta manera mantenemos el control y tenemos la seguridad de que nuestro certificado digital no se utiliza de manera indebida, pudiendo revocar dicho apoderamiento en el momento en que finalice nuestra relación contractual con la gestoría o cuando estimemos oportuno. 

Los avances tecnológicos y la situación actual están haciendo cambiar la forma de relacionarnos entre individuos, organizaciones y administraciones. Forma parte del proceso de digitalización de la empresa adaptarnos a estos cambios y hacer uso de esta nueva herramienta capaz de garantizar la seguridad en las comunicaciones y nuestra identidad frente a otros usuarios en Internet. Además, nos facilita la tramitación de nuestras gestiones con organismos oficiales sin necesidad de desplazamientos ni papeleo, con el ahorro en tiempo y dinero que supone.

Esperamos que este artículo haya contribuido a ayudarte a entender qué es el certificado digital, cómo obtenerlo y qué beneficios nos aporta su uso. 

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