Se encuentra pendiente de aprobación la Orden ministerial mediante la que se desarrollarán diversos aspectos de detalle técnico (especialmente el concreto diseño de los registros) que deberá cumplir el software de facturación y desde cuya entrada en vigor se computará el plazo para que fabricantes y comercializadores del software de facturación tengan sus productos adaptados a esta nueva normativa.

Con esta regulación, los empresarios y profesionales no obligados al SII deberán disponer, a partir del 1 de julio de 2025, de sistemas informáticos de facturación validados, previéndose la remisión continua -y de momento voluntaria- de los registros a la Agencia Tributaria.

El Reglamento también desarrolla la nueva obligación en el software de facturación introducida por la Ley 11/2021, que afectará a productores y comercializadores de sistemas informáticos a la que estarán obligados en un plazo de 9 meses desde que se publique la Orden ministerial. En caso de contratos plurianuales anteriores a este último plazo, los sistemas deberán estar adaptados antes del 1 de julio de 2025.

Adicionalmente, se ha de tener en cuenta que en indirecta relación con este Reglamento, y como parte del proceso de digitalización de las empresas españolas la Administración está impulsando la factura electrónica, que vendrá regulada en otro Reglamento que se encuentra actualmente pendiente de aprobación. 

¿Quiénes van a ser los obligados tributarios?  

Serán obligados tributarios, cuando utilicen sistemas informáticos de facturación, aunque solo los usen para una parte de su actividad:

- Los contribuyentes del IS, a excepción de las entidades exentas y de las entidades parcialmente exentas, salvo por las actividades sujetas y no exentas.

- Los contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas. - Los contribuyentes del IRNR que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.

- Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.

- Los productores y comercializadores de los sistemas informáticos de facturación, puestos a disposición de los obligados citados anteriormente.

Este Reglamento no se aplicará a los contribuyentes obligados a llevar los libros registros del IVA por el sistema de Suministro Inmediato de Información (SII), esto es, grandes empresas (facturación anual superior a 6 millones de euros), grupos de IVA, empresas inscritas en el régimen de devolución mensual del IVA y, las que se hayan acogido voluntariamente al SII.

Asimismo, en el art.1 referente al objeto se especifica que el Reglamento será aplicable en todo el territorio español, sin perjuicio de los regímenes tributarios forales de concierto y convenio económico en vigor, respectivamente, en los Territorios Históricos del País Vasco y en la Comunidad Foral de Navarra y teniendo en cuenta las especialidades previstas en su normativa específica para Canarias, Ceuta y Melilla.

¿Qué procesos se ven afectados?

 El Reglamento se aplicará:

- a los sistemas informáticos que soporten los procesos de facturación de las operaciones correspondientes a la actividad de quienes desarrollen actividades económicas, con la excepción de aquellas relativas a quienes tributen en el Régimen especial de agricultura, ganadería y pesca,

- a las operaciones cuya facturación se realice a través de un recibo,

- a operaciones de los regímenes de recargo de equivalencia y simplificado en el supuesto de que no se expida factura, y

- a operaciones relativas a determinadas entregas de energía

Se exceptúa de esta obligación a las operaciones realizadas a través de establecimientos permanentes situados en el extranjero.

Por otro lado, se prevé la posibilidad de solicitar al director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la Agencia Tributaria la no aplicación de este Reglamento para un determinado sector empresarial, cuando quede justificado por las prácticas comerciales o administrativas del mismo o con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades económicas, o en relación con operaciones bajo circunstancias excepcionales de índole técnico. Esta excepción puede concederse con carácter temporal o definitivo. 

Características de los sistemas informáticos de facturación

Los obligados tributarios podrán utilizar la aplicación informática que ponga a disposición la Administración Tributaria o un sistema informático distinto, en cuyo caso deberán cumplirse unos requisitos adicionales.

Requisitos y garantías de los sistemas informáticos  

Los sistemas informáticos deberán garantizar: (i) la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación, que no podrán ser alterados ni por el propio sistema, ni por el usuario, ni por cualquier otro programa electrónico, (ii) su trazabilidad y (iii) la conservación de dichos registros de facturación generados por el sistema.

Asimismo, deberán contar con un registro de eventos, que permita la recogida automática de cualquier interacción con dicho sistema informático.

A través de los sistemas se generará un registro de facturación de alta por cada operación realizada, siendo necesario generar un registro adicional en caso de necesitar rectificar o anular datos ya registrados.

Los sistemas deben permitir la remisión a la Administración tributaria de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente de todos los registros de facturación generados por medios electrónicos.

Huella o Hash, firma electrónica de los Registros y código QR  

Los sistemas informáticos deben añadir una huella o “hash” a los registros de facturación de alta y de anulación.

Asimismo, los registros deberán ser firmados electrónicamente, salvo que el sistema informático empleado remita todos los registros de facturación a la AEAT.

Por otro lado, el Real Decreto modifica el Reglamento de Facturación para introducir, entre otras, la obligación de incluir, en las facturas expedidas a través de los sistemas de facturación objeto del nuevo Reglamento, un código QR. En principio, esta obligación no será aplicable para las facturas electrónicas. 

Registros de facturación

Los registros de facturación de alta y de anulación (éstos últimos generados cuando se emita erróneamente una factura y proceda anular su registro de facturación de alta), incluirán, con carácter general, el contenido mínimo previsto en el Reglamento de Facturación y, además:

- Cuando no se trate de la primera factura expedida, el número, serie, fecha de expedición y parte de la huella (o “hash”) del registro de la factura anterior.

- El código de identificación del sistema informático utilizado.

- El código identificativo correspondiente al registro de facturación de alta generado.

- Fecha, hora, minuto y segundo en que se genere el registro de facturación de alta.

- Para los registros de anulación, el código identificativo de carácter alfanumérico correspondiente al registro de facturación de alta que se anule. 

Declaración responsable sobre el sistema informático

En caso de utilizar un sistema informático distinto del proporcionado por la Administración tributaria se deberá contar con una declaración responsable del productor del sistema respecto del cumplimiento de los requisitos de los registros que establecen la LGT y este Reglamento.

La declaración responsable deberá constar por escrito y de modo visible en el sistema informático en cada una de sus versiones, así como para el cliente y el comercializador en el momento de adquirir el producto y ser conservada durante el período de prescripción de las obligaciones tributarias que se devenguen durante su funcionamiento.

Esta declaración responsable podrá ser solicitada por el cliente o por la Administración tributaria a la persona o entidad productora o comercializadora del sistema informático. 

Sistemas de emisión de facturas verificables (Sistemas VERIFACTU) 

Los sistemas informáticos deben permitir la remisión de los registros a la AEAT, si bien, dicha remisión no es obligatoria. En cualquier caso, cuando se utilice el sistema informático que, a tal efecto, ponga a disposición la Administración tributaria, se entenderá realizada dicha remisión de manera automática.

Cuando voluntariamente se opte por el envío de los registros de facturación a la AEAT, los sistemas informáticos utilizados para su generación tendrán la consideración de “Sistemas de emisión de facturas verificables” o “Sistemas VERI*FACTU”. Esta misma calificación tendrá el sistema informático que ponga a disposición la Administración tributaria.

Se presumirá que estos Sistemas cumplen los requisitos previstos para los sistemas informáticos una vez remitidos y aceptados los registros por la AEAT y no será obligatorio firmar los registros de facturación electrónicamente, sino que únicamente deberán contener la huella (o “hash”).

Está previsto que se desarrolle la posibilidad de integrar la información remitida a la Administración a través de los sistemas verificables en los registros de ventas e ingresos de obligados al IRPF y de los libros registros del IVA.

Posibilidad de remisión de información por parte del receptor de la factura

Los destinatarios podrán proporcionar voluntariamente a la AEAT determinada información de las facturas a través del código QR de la factura recibida; igualmente, a través de dicho código QR, el receptor de la factura podrá verificar que la factura ha sido remitida a la AEAT por el emisor cuando en ella figure “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”.

Verificación por parte de la AEAT

El nuevo Reglamento faculta a la Administración tributaria para personarse en el lugar en que se encuentre o se utilice el sistema informático y exigir el acceso completo e inmediato a los datos contenidos en el mismo, así como proceder a su descarga, volcado, consulta o copia.

La Administración también podrá requerir a los productores de sistemas informáticos la información que justifique el cumplimiento de los requisitos de dichos sistemas.

Entrada en vigor y efectos

Aunque el Reglamento ha entrado en vigor el 7 de diciembre de 2023, día siguiente al de su publicación en el B.O.E. se han de tener en cuenta los siguientes plazos:

- Los usuarios de los sistemas informáticos de facturación deberán tener operativos sus sistemas adaptados a las características y requisitos que aquí se establecen a partir del 1 de julio de 2025.

- Los productores y comercializadores de los sistemas informáticos a los que hace referencia el Reglamento, deberán cumplir con los requisitos exigidos en relación con sus actividades de producción y comercialización de los sistemas informáticos en un plazo de 9 meses desde la aprobación de la Orden ministerial que especifique los detalles técnicos del registro. Para contratos de mantenimiento plurianuales contratados antes de este último plazo, los sistemas informáticos deberán estar adaptados con anterioridad al 1 de julio de 2025.